Eine Erzieherin notiert in der Gruppe drei Stichworte zu einem Kind, das beim Bauen besonders konzentriert war. Ein paar Sekunden später schlägt die App einen vorformulierten Eintrag für den Beobachtungsbogen vor. Aus drei Stichworten wird ein verwendbarer Text, der später als Teil des Portfolios bei den Eltern landet. Genau in solchen Momenten zeigt sich, was Kitaversum von vielen anderen Kita-Apps unterscheidet: eine KI, die wirklich für den Kita-Alltag trainiert wurde.
Über 1.000 Einrichtungen in Deutschland nutzen die Software inzwischen, darunter Träger wie die AWO, das Deutsche Rote Kreuz und das Kita-Zentrum St. Simpert mit über 400 Einrichtungen. Im App Store steht die App bei 4,8 von 5 Sternen, im IFP-Kita-App-Vergleich des Staatsinstituts für Frühpädagogik ist sie gelistet.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Kitaversum fasst Kita-Verwaltung, Elternkommunikation und pädagogische Dokumentation in einer App zusammen. Mit KI-Unterstützung, automatischen Auswertungen und Analysen.
- Über 1.000 Einrichtungen in Deutschland nutzen die Software bereits.
- Kitabewertungen.de und Kitaversum planen eine Zusammenarbeit.
Was Kitaversum ist
Kitaversum ist eine cloudbasierte Kita-Software, verfügbar im Browser und als App für iOS und Android. Die Plattform deckt drei Bereiche ab, die Kitas täglich Zeit kosten: Verwaltung, pädagogische Dokumentation und Kommunikation mit Eltern. Über die Träger-Konsole KVAdmin steuern Verbünde mehrere Einrichtungen zentral. Auch die digitale Kitaplatz-Anmeldung läuft komplett über KVAdmin.
KI für den Kita-Alltag
Bislang hatten viele Kita-Anbieter keine eigene KI im Produkt. Pädagogische Teams haben deshalb häufig auf Tools wie ChatGPT zurückgegriffen, um Berichte oder Beobachtungen schneller zu formulieren. Datenschutzkonform ist das nicht. Solche Tools haben keine geregelte Auftragsverarbeitung mit der Kita und speichern sensible Kinder- und Familiendaten typischerweise auf Servern außerhalb der EU. Kitaversum hat KI dagegen fest in die Software integriert und ist noch einen Schritt weiter gegangen: eine eigene, speziell für den Kita-Alltag trainierte KI, gehostet auf deutschen Servern und vollständig DSGVO-konform. Das zugrundeliegende Forschungsprojekt wurde 2025 vom Bayerischen Staatsministerium für Digitales mit 190.000 Euro gefördert, gemeinsam mit dem Kita-Zentrum St. Simpert. Wenige Monate später folgte die Prämierung durch das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) des Bundesministeriums für Forschung als wegweisende KI-gestützte Komplettlösung.
Im pädagogischen Alltag heißt das konkret: Textvorschläge für gängige Beobachtungsbögen, vorformulierte Entwicklungsberichte und Lerngeschichten aus wenigen Stichworten, smarte Vorschläge für die Wochenplanung und Unterstützung bei der Dienstplanerstellung. Die Software ersetzt nicht das Urteil der Fachkraft, sondern nimmt den Großteil der Schreibarbeit ab. Bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit fließen in deutschen Kitas heute in Verwaltung und Dokumentation. Genau hier setzt die KI an.
Drei Bereiche, eine Plattform
Statt zwischen Verwaltungssoftware, Eltern-App, Dienstplan-Tool und Buchhaltung zu wechseln, läuft bei Kitaversum alles in einer Oberfläche. Anwesenheit, Gruppenverwaltung, Verträge mit digitaler Signatur, Essensplanung, Personalverwaltung mit Zeiterfassung, Portfolios und Pflege-Tracking. Alle Module greifen ineinander.
Auf Trägerebene zeigt das KVAdmin-Dashboard alle Einrichtungen im Überblick, inklusive automatischer Personalschlüssel-Berechnung nach Landesrecht (BayKiBiG, KiBiz NRW, ThürKitaG, KiTaG BW und weitere). Auch BTHG-Dokumentation, DESTATIS-Statistiken und Schnittstellen zu DATEV, XRechnung und kommunalen Fachverfahren sind integriert. Wer eigene Systeme anbinden möchte, nutzt die offene REST-API mit Webhooks.
Was sich einsparen lässt
Wie viel ein Träger konkret spart, hängt von Einrichtungsgröße, Mitarbeiterzahl und Stundensätzen ab. Kitaversum stellt dafür einen eigenen Spar-Rechner bereit: Unter kitaversum.de/traeger lässt sich das individuelle Sparpotenzial in wenigen Minuten berechnen. Hintergrund sind belegbare Annahmen wie rund 50 Prozent weniger Verwaltungszeit bei Routineaufgaben, drei bis fünf Stunden Zeitgewinn pro Fachkraft und Woche sowie reduzierte Sachkosten durch papierlose Prozesse.
Datenschutz und Compliance
Sensible Daten von Kindern und Familien werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet. Die Plattform ist DSGVO-konform und zusätzlich nach DSG-EKD und KDG für kirchliche Träger konfiguriert. Daten werden mit TLS 1.3 übertragen und mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Die zugrundeliegende Infrastruktur ist nach ISO 27001, SOC 2 und BSI C5 zertifiziert.
Für wen sich Kitaversum eignet
Die Software wird von kommunalen, kirchlichen, freien und sozialverbandlichen Trägern eingesetzt und erstreckt sich über den gesamten DACH-Raum. Der Einstieg liegt bei 0,75 Euro pro Kind und Monat, das Premium-Paket mit KI-Funktionen bei 0,99 Euro, das Professional-Paket für Träger wird individuell kalkuliert. 30 Tage Test sind ohne Zahlungsdaten möglich.
Warum wir das hier schreiben
Gut geführte Einrichtungen und gute Bewertungen hängen zusammen. Wer als Kita weniger Zeit in Verwaltungsarbeit steckt, hat mehr Zeit für die Kinder. Wer Eltern verständlich informiert, baut Vertrauen auf, das sich in echten Bewertungen zeigt.
Kitabewertungen.de gibt Eltern eine Stimme. Kitaversum gibt Einrichtungen Werkzeuge. Wir sind im Gespräch, wie eine Zusammenarbeit zukünftig weiter ausgebaut werden kann und berichten, sobald es soweit ist.
Wer jetzt noch mehr erfahren möchte: Alle Informationen zur App gibt es direkt auf kitaversum.de.
